Đánh Giá Nhà Cung Cấp Vật Tư Thông Qua: Tiêu Chí, Thang Điểm Và Chu Kỳ

Đánh giá nhà cung cấp phải dựa trên dữ liệu thu được trong quá trình mua, không dựa trên ấn tượng về đợt giao gần nhất. Một lần giao trễ vào đúng lúc cao điểm để lại ấn tượng mạnh hơn mười một tháng giao đúng hẹn — và quyết định đổi nhà cung cấp dựa trên ấn tượng đó thường đắt hơn là giữ.

Bài này đưa bộ tiêu chí sáu nhóm, thang điểm và cách thu thập dữ liệu mà không cần thêm hệ thống nào.

Sáu nhóm tiêu chí

Nhóm	Trọng số gợi ý	Đo bằng gì
Chất lượng hàng	25%	Số lô không đạt / tổng số lô
Giao hàng	20%	Tỷ lệ giao đúng hẹn và đủ số lượng
Giá và tính ổn định	20%	Giá quy về đơn vị nhỏ nhất; số lần điều chỉnh
Hồ sơ và chứng từ	15%	Đủ, đúng hạn, đúng yêu cầu
Phản hồi và xử lý sự việc	15%	Thời gian phản hồi; thời gian xử lý xong
Năng lực dài hạn	5%	Kho, dải sản phẩm, khả năng giao nhiều điểm

Trọng số điều chỉnh theo hoàn cảnh. Doanh nghiệp có khách hàng nước ngoài đánh giá nên nâng nhóm hồ sơ và chứng từ lên 25%. Doanh nghiệp nhiều mặt bằng nên nâng nhóm giao hàng.

Thang điểm cho từng nhóm

Chất lượng hàng

Điểm	Mức
5	Không có lô nào không đạt trong kỳ; thông số ổn định giữa các lô
4	Có sai lệch nhỏ trong dung sai, không ảnh hưởng sử dụng
3	Một lô không đạt, được đổi kịp thời
2	Từ hai lô không đạt, hoặc thông số dao động rõ giữa các lô
1	Đổi quy cách hoặc nhà sản xuất mà không báo trước

Mức 1 là mức nghiêm trọng nhất trong toàn bộ bộ tiêu chí, vì nó phá vỡ cơ sở của mọi phép so sánh và mọi tính toán định mức đã làm.

Giao hàng

Điểm	Tỷ lệ giao đúng hẹn và đủ số lượng
5	Từ 98%
4	95–97%
3	90–94%
2	85–89%
1	Dưới 85%, hoặc có lần gây gián đoạn sử dụng

"Đúng hẹn" tính theo cam kết trong hợp đồng, không tính theo mong muốn của bên mua. Nếu hợp đồng ghi 5 ngày mà bên mua kỳ vọng 2 ngày thì vấn đề nằm ở hợp đồng.

Giá và tính ổn định

Chấm hai phần: mức giá so với mặt bằng, và số lần điều chỉnh trong kỳ. Nhà cung cấp giá cao hơn 5% nhưng giữ giá cả năm thường có giá trị hơn nhà cung cấp rẻ hơn nhưng điều chỉnh ba lần — vì bên thứ hai làm hỏng kế hoạch ngân sách.

Luôn quy về đơn vị nhỏ nhất trước khi so: đồng trên mét với giấy, đồng trên tờ với khăn, đồng trên lít với hoá chất.

Hồ sơ và chứng từ

Điểm	Mức
5	Đủ hồ sơ, gửi kèm mỗi đợt, có sẵn khi được yêu cầu đột xuất
4	Đủ nhưng phải nhắc
3	Thiếu một vài loại, bổ sung được trong tuần
2	Chậm hoặc thiếu thường xuyên
1	Không cung cấp được hồ sơ chất lượng khi có kỳ đánh giá

Phản hồi và xử lý sự việc

Hai chỉ số: thời gian phản hồi kể từ khi báo, và thời gian xử lý xong. Chỉ số thứ nhất phản ánh cách tổ chức vận hành; chỉ số thứ hai phản ánh năng lực thực tế.

Nhà cung cấp phản hồi trong 30 phút nhưng xử lý mất hai tuần khác hẳn nhà cung cấp phản hồi sau một ngày nhưng xử lý trong hai ngày. Chấm riêng để thấy rõ.

Năng lực dài hạn

Nhóm này trọng số thấp nhưng quan trọng khi xét gia hạn: dải sản phẩm có phủ được nhu cầu mở rộng không, kho có đủ để chịu đơn đột xuất không, có giao được nhiều điểm cùng lúc không.

Thu thập dữ liệu không cần hệ thống mới

Bốn nguồn có sẵn ở hầu hết doanh nghiệp:

Nguồn	Cho biết
Phiếu nhập kho	Ngày giao thực tế, số lượng thực nhận
Đơn đặt hàng	Ngày đặt, số lượng đặt, ngày hẹn giao
Sổ ghi hàng không đạt	Số lô có vấn đề và cách xử lý
Hộp thư trao đổi	Thời điểm báo và thời điểm phản hồi

Ghép bốn nguồn này lại cho ra gần như toàn bộ dữ liệu cần thiết. Việc duy nhất phải thêm là sổ ghi hàng không đạt — một bảng bốn cột: ngày, mặt hàng, vấn đề, cách xử lý và ngày xong.

Chu kỳ đánh giá

Chu kỳ	Việc
Mỗi đợt giao	Ghi ngày giao và kết quả kiểm hàng vào phiếu nhập
Hằng quý	Tổng hợp nhanh hai nhóm: chất lượng và giao hàng
Hằng năm	Chấm đủ sáu nhóm, gửi kết quả cho nhà cung cấp

Bước gửi kết quả cho nhà cung cấp hay bị bỏ. Nhưng đó là bước có tác dụng nhất: nhà cung cấp biết mình bị chấm ở đâu sẽ điều chỉnh, còn không biết thì không có lý do gì để đổi.

Khi nào điểm thấp là lý do đổi, khi nào không

Nên đổi

• Điểm 1 ở nhóm chất lượng — đổi quy cách không báo
• Điểm thấp hai kỳ liên tiếp ở cùng một nhóm sau khi đã phản hồi
• Không cung cấp được hồ sơ khi có kỳ đánh giá của khách hàng

Chưa nên đổi

• Một sự việc đơn lẻ, đã xử lý, chưa lặp lại
• Điểm giá thấp nhưng các nhóm khác cao — nên đàm phán trước
• Điểm giao hàng thấp mà nguyên nhân nằm ở phía bên mua đặt trễ

Chi phí đổi nhà cung cấp không chỉ là chênh lệch giá. Nó gồm thời gian tìm và thẩm định, rủi ro lô đầu, thời gian đội tạp vụ làm quen vật tư mới, và khả năng phải đổi cả thiết bị nếu quy cách không tương thích.

Câu hỏi thường gặp

Đánh giá nhà cung cấp vật tư vệ sinh theo tiêu chí nào?

Sáu nhóm: chất lượng hàng, giao hàng, giá và tính ổn định, hồ sơ và chứng từ, phản hồi và xử lý sự việc, năng lực dài hạn. Trọng số điều chỉnh theo hoàn cảnh doanh nghiệp.

Bao lâu nên đánh giá nhà cung cấp một lần?

Ghi dữ liệu mỗi đợt giao, tổng hợp nhanh hằng quý cho hai nhóm chất lượng và giao hàng, chấm đủ sáu nhóm hằng năm. Nên gửi kết quả cho nhà cung cấp — đó là bước có tác dụng nhất.

Lỗi nào của nhà cung cấp là nghiêm trọng nhất?

Đổi quy cách hoặc đổi nhà sản xuất mà không báo trước. Nó phá vỡ cơ sở của mọi phép so sánh và mọi tính toán định mức đã làm, kể cả khi hàng mới không tệ hơn.

Nhà cung cấp rẻ hơn nhưng hay tăng giá có nên giữ không?

Cân nhắc kỹ. Giá cao hơn 5% mà giữ nguyên cả năm thường có giá trị hơn giá rẻ hơn nhưng điều chỉnh ba lần, vì bên thứ hai làm hỏng kế hoạch ngân sách và tốn thời gian đàm phán lặp lại.

Cần thêm hệ thống gì để thu thập dữ liệu đánh giá?

Gần như không cần. Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng và hộp thư trao đổi đã cho phần lớn dữ liệu. Thứ duy nhất phải thêm là sổ ghi hàng không đạt gồm bốn cột: ngày, mặt hàng, vấn đề, cách xử lý và ngày xong.

Điểm thấp một lần có nên đổi nhà cung cấp ngay không?

Không, trừ trường hợp đổi quy cách không báo hoặc không cung cấp được hồ sơ khi có kỳ đánh giá. Chi phí đổi gồm cả thời gian thẩm định, rủi ro lô đầu và thời gian đội tạp vụ làm quen vật tư mới.

Đọc thêm về vật tư khu vệ sinh

Phần vật tư tiêu hao thường chiếm phần lớn ngân sách vận hành khu vệ sinh, và cũng là phần dễ tối ưu nhất.

• Bảng thông số giấy vệ sinh cuộn lớn theo định lượng — đối chiếu gsm, chiều dài cuộn và quy cách trước khi chốt định mức.
• Cách tính định mức giấy vệ sinh cho từng loại hình — công thức và bảng tra theo số người dùng mỗi ngày.

Cần tư vấn định mức cho khu vực cụ thể, gọi 0901 077 077 — cho biết số buồng vệ sinh và lưu lượng người dùng.