Hồ sơ mời thầu vật tư vệ sinh viết mơ hồ sẽ nhận về những báo giá không so được với nhau. Ghi "giấy vệ sinh cuộn lớn" mà không ghi định lượng, chiều dài và số lớp thì bốn nhà thầu sẽ chào bốn sản phẩm khác nhau — và bên chào rẻ nhất gần như luôn là bên chào hàng mỏng nhất.
Bài này liệt kê các mục bắt buộc, đưa bảng thông số mẫu, và chỉ ra những chỗ báo giá hay được làm cho đẹp hơn thực tế.
Nguyên tắc: mô tả bằng thông số đo được
Mọi dòng trong bảng khối lượng phải mô tả bằng con số kiểm tra được khi nhận hàng, không bằng tính từ.
| Viết thế này thì hỏng | Viết thế này mới so được |
|---|---|
| Giấy vệ sinh cuộn lớn, chất lượng tốt | Cuộn 700 g ±25 g, 2 lớp, định lượng 19 gsm ±2 mỗi lớp, chiều cao cuộn 93 mm ±2, lõi 76 mm |
| Khăn giấy lau tay đa năng | 2 lớp, 21 gsm ±2, kích thước tờ 215×190 mm, tối thiểu 100 tờ/gói |
| Nước rửa tay dạng bọt | Can 5 L, pH 5,5–6,5, có công bố sản phẩm, hạn dùng còn tối thiểu 12 tháng khi giao |
| Túi đựng rác loại dày | Kích thước 65×95 cm, độ dày tối thiểu 0,02 mm, chịu tải 8 kg |
Quy tắc kiểm nhanh: nếu một dòng trong bảng khối lượng không thể xác minh bằng cân, thước hoặc nhãn sản phẩm khi hàng về kho, thì dòng đó chưa viết xong.
Chín mục bắt buộc
1. Phạm vi và địa điểm giao
Ghi rõ từng địa điểm, tầng, và có thang máy hay không. Nhà thầu tính chi phí giao rất khác giữa giao tại sảnh và giao lên từng tầng.
2. Bảng khối lượng có thông số kỹ thuật
Mỗi dòng gồm: tên món, thông số bắt buộc, đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lượng dự kiến mỗi kỳ. Nêu rõ số lượng là dự kiến hay cam kết — hai cách cho hai mức giá khác nhau.
3. Chu kỳ và thời gian giao
Giao theo tuần, tháng hay theo yêu cầu. Thời gian giao tối đa kể từ khi đặt. Có cho giao nhiều đợt trong kỳ không.
4. Tiêu chuẩn chất lượng và hồ sơ kèm theo
Nêu rõ cần loại hồ sơ nào: công bố sản phẩm, phiếu kiểm nghiệm, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, chứng nhận nguồn nguyên liệu. Với doanh nghiệp có khách hàng nước ngoài đánh giá, mục này quyết định nhiều hơn giá.
5. Điều kiện nghiệm thu và xử lý hàng không đạt
Đây là mục hay thiếu nhất. Phải ghi: kiểm những chỉ tiêu nào khi nhận, sai lệch bao nhiêu thì trả hàng, thời hạn đổi hàng, ai chịu chi phí vận chuyển hàng đổi.
6. Cơ chế giá và điều kiện điều chỉnh
Giá cố định trong bao lâu. Điều kiện nào cho phép điều chỉnh, điều chỉnh theo căn cứ gì, báo trước bao nhiêu ngày. Không ghi mục này thì điều khoản tăng giá sẽ do bên bán soạn.
7. Thanh toán và chứng từ
Hình thức, thời hạn, hoá đơn giá trị gia tăng, và các chứng từ cần kèm mỗi đợt giao.
8. Hàng mẫu
Yêu cầu nộp mẫu thật kèm báo giá, không chỉ catalogue. Ghi rõ mẫu sẽ được cân đo đối chiếu với thông số đã chào, và mẫu là căn cứ nghiệm thu về sau.
9. Tiêu chí chấm và trọng số
Công bố trước trọng số giữa giá và các yếu tố khác. Nhà thầu biết trọng số sẽ chào phương án phù hợp thay vì đoán mò, và bên mời thầu cũng khó bị chất vấn về kết quả chấm.
Bảng tiêu chí chấm gợi ý
| Tiêu chí | Trọng số gợi ý | Cách chấm |
|---|---|---|
| Giá quy về cùng đơn vị | 40–50% | Đồng trên mét, trên gram hoặc trên tờ — không dùng đồng trên cuộn |
| Thông số đạt yêu cầu | 20% | Cân đo mẫu thật, đối chiếu dung sai đã nêu |
| Năng lực cung ứng | 15% | Kho, thời gian giao, khả năng giao nhiều điểm |
| Hồ sơ chất lượng | 10% | Đủ hay thiếu theo mục 4 |
| Điều khoản giữ giá | 10% | Thời hạn cam kết và điều kiện điều chỉnh |
Dòng đầu là dòng quan trọng nhất và cũng là dòng hay làm sai. Quy về đồng trên mét chứ không phải đồng trên cuộn — nếu không, cuộn ngắn hơn sẽ luôn thắng về giá trong khi tổng chi phí thực tế cao hơn.
Năm chỗ báo giá hay được làm đẹp
Định lượng thấp hơn nhưng vẫn đúng tên gọi
Hai cuộn cùng ghi "700 g, 2 lớp" nhưng một bên 19 gsm và một bên 16 gsm sẽ cho chiều dài khác nhau đáng kể. Nêu định lượng và dung sai trong hồ sơ là cách duy nhất chặn việc này.
Dung sai rộng bất thường
Nếu bên chào ghi dung sai ±50 g cho cuộn 700 g, thì hàng giao thực tế có thể luôn ở cận dưới. Nên tự nêu dung sai trong hồ sơ mời thầu thay vì để bên chào tự đề xuất.
Quy cách đóng gói khác nhau
10 cuộn/bao và 12 cuộn/bao làm lệch mọi phép so nếu chỉ nhìn giá mỗi bao. Bắt buộc quy về đơn vị nhỏ nhất.
Giá tốt cho đơn đầu, không cam kết cho kỳ sau
Cách chặn: yêu cầu nêu rõ thời hạn giữ giá ngay trong báo giá, và đưa mục này vào tiêu chí chấm với trọng số thực.
"Đã bao gồm giao hàng" nhưng không nêu phạm vi
Giao tới sảnh và giao lên tầng 12 là hai chi phí khác nhau. Ghi rõ trong hồ sơ để không phải đàm phán lại sau khi đã chọn.
Quy trình rút gọn
| Bước | Việc | Thời gian gợi ý |
|---|---|---|
| 1 | Chốt bảng khối lượng và thông số | 3–5 ngày |
| 2 | Gửi hồ sơ, nhận câu hỏi làm rõ | 5–7 ngày |
| 3 | Nhận báo giá kèm mẫu | 7–10 ngày |
| 4 | Cân đo mẫu, đối chiếu thông số | 2–3 ngày |
| 5 | Chấm theo trọng số đã công bố | 2–3 ngày |
| 6 | Đàm phán điều khoản với bên đứng đầu | 3–5 ngày |
Bước 4 là bước hay bị bỏ. Cân thử vài cuộn từ mẫu và đối chiếu với thông số đã chào mất chưa tới một giờ, nhưng đó là lần duy nhất kiểm được trước khi ký.
 |
| Thế Giới Giấy cung cấp đa dạng sản phẩm vật tư vệ sinh, đáp ứng nhu càu vận hành của nhiều doanh nghiệp |
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ mời thầu vật tư vệ sinh cần những mục nào?
Chín mục: phạm vi và địa điểm giao, bảng khối lượng có thông số kỹ thuật, chu kỳ và thời gian giao, tiêu chuẩn chất lượng và hồ sơ kèm theo, điều kiện nghiệm thu, cơ chế giá và điều chỉnh, thanh toán và chứng từ, yêu cầu hàng mẫu, và tiêu chí chấm kèm trọng số.
Làm sao so được báo giá giấy vệ sinh giữa các nhà thầu?
Quy tất cả về đồng trên mét hoặc đồng trên gram, không so đồng trên cuộn. Muốn làm được thì hồ sơ mời thầu phải yêu cầu nêu định lượng, số lớp và chiều cao cuộn — từ đó tính ra chiều dài.
Có nên yêu cầu hàng mẫu không?
Có, và phải là mẫu thật chứ không phải catalogue. Cân đo mẫu đối chiếu thông số đã chào là lần duy nhất kiểm được trước khi ký hợp đồng, và mẫu cũng là căn cứ nghiệm thu về sau.
Dung sai nên do bên mời thầu nêu hay để nhà thầu đề xuất?
Bên mời thầu nên tự nêu. Nếu để nhà thầu đề xuất, dung sai rộng bất thường sẽ cho phép hàng giao thực tế luôn nằm ở cận dưới mà vẫn đúng cam kết.
Nên công bố tiêu chí chấm trước hay giữ kín?
Công bố trước. Nhà thầu biết trọng số sẽ chào phương án phù hợp thay vì đoán, và bên mời thầu cũng khó bị chất vấn về kết quả.
Điều khoản nào hay thiếu nhất trong hồ sơ mời thầu vật tư?
Điều kiện nghiệm thu và xử lý hàng không đạt. Không ghi rõ kiểm chỉ tiêu nào, sai lệch bao nhiêu thì trả hàng và ai chịu chi phí đổi hàng thì mọi tranh chấp về sau đều phải đàm phán lại từ đầu.
Đọc thêm về vật tư khu vệ sinh
Phần vật tư tiêu hao thường chiếm phần lớn ngân sách vận hành khu vệ sinh, và cũng là phần dễ tối ưu nhất.
- Bảng thông số giấy vệ sinh cuộn lớn theo định lượng — đối chiếu gsm, chiều dài cuộn và quy cách trước khi chốt định mức.
- Cách tính định mức giấy vệ sinh cho từng loại hình — công thức và bảng tra theo số người dùng mỗi ngày.
Cần tư vấn định mức cho khu vực cụ thể, gọi 0901 077 077 — cho biết số buồng vệ sinh và lưu lượng người dùng.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét