Danh mục vật tư tiêu hao của văn phòng nên chia theo chu kỳ đặt hàng, không chia theo loại hàng. Nhóm mua hằng tuần, nhóm hằng tháng và nhóm hằng quý có cách quản lý khác nhau; gộp chung vào một danh sách là lý do khiến tháng nào cũng có món thiếu đột xuất.
Bài này đưa danh mục đầy đủ theo ba chu kỳ, cách tự tính điểm đặt lại cho từng món, và ba khoản gần như luôn bị quên trong lần lập danh mục đầu tiên.
Vì sao chia theo chu kỳ chứ không theo loại hàng
Danh mục sắp theo loại — "văn phòng phẩm", "vệ sinh", "bếp" — đọc thì gọn nhưng dùng thì không được, vì trong cùng một nhóm có món hết sau ba ngày và món dùng cả năm.
Chia theo chu kỳ giải quyết đúng vấn đề hằng ngày của người phụ trách: tuần này cần đặt gì. Cách này cũng gộp được đơn hàng, giảm số lần làm thủ tục và số lần chờ giao.
Nhóm
Đặc điểm
Rủi ro nếu quản sai
Hằng tuần
Tiêu hao nhanh, ai cũng thấy khi thiếu
Gián đoạn ngay lập tức, ảnh hưởng hình ảnh
Hằng tháng
Tiêu hao đều, dự báo được
Đặt gấp, mua lẻ, giá cao hơn
Hằng quý
Dùng chậm, chiếm chỗ kho
Tồn quá nhiều, hoặc quên hẳn tới lúc cần
Nhóm 1 — Vật tư đặt hằng tuần
Nhóm này quyết định cảm nhận hằng ngày về nơi làm việc. Thiếu một món trong nhóm này thì cả văn phòng biết trong vòng một giờ.
Món
Ghi chú khi lập định mức
Giấy vệ sinh cuộn lớn
Tính theo số buồng và số người, không theo cảm tính
Khăn giấy lau tay
Đặt tại bồn rửa; tiêu hao tỷ lệ thuận với số lượt rửa tay
Nước rửa tay
Dạng túi refill rẻ hơn chai mới; kiểm bình bơm còn hoạt động
Túi rác các cỡ
Ít nhất hai cỡ: thùng buồng vệ sinh và thùng khu chung
Nước uống
Bình 20 lít hoặc lon đóng chai tùy mô hình
Cà phê, trà, đường, sữa
Khu pha chế — hay hết vào đầu tuần
Khăn lau bếp, giẻ lau
Thay theo tuần, không dùng tới rách
Mẹo giảm số lần đặt: chuyển các món tiêu hao nhanh sang quy cách lớn hơn. Giấy vệ sinh cuộn lớn thay cho cuộn nhỏ là ví dụ rõ nhất — cùng lượng giấy nhưng số lần thay ít hơn hẳn, và mỗi lần thay là một lượt đi lại của đội tạp vụ.
Nhóm 2 — Vật tư đặt hằng tháng
Nhóm
Món
Vệ sinh
Nước lau sàn, nước lau kính, nước tẩy bồn cầu, viên thả bồn cầu, xịt khử mùi
Mực in, mực dấu — theo dõi theo số trang in, không theo tháng
Bếp
Nước rửa chén, miếng rửa chén, màng bọc thực phẩm, ly giấy
Y tế
Bổ sung tủ thuốc: băng cá nhân, thuốc sát trùng, nước muối sinh lý
Với mực in, đếm theo tháng thường sai vì lượng in dao động mạnh. Cách chính xác hơn là ghi số trang đã in ở lần thay hộp mực gần nhất, rồi đặt lại khi còn khoảng 15% định mức trang của hộp.
Nhóm 3 — Vật tư đặt hằng quý hoặc theo mùa
Món
Vì sao thuộc nhóm quý
Pin các loại (remote, chuột, đồng hồ)
Hết bất chợt, giá rẻ, nên có tồn
Bóng đèn dự phòng
Đợi cháy mới mua nghĩa là chấp nhận vài ngày tối
Chổi, cây lau nhà, cây gạt nước, xô
Mòn dần, thay theo lịch thì rẻ hơn thay khi hỏng
Găng tay cao su, khẩu trang cho tạp vụ
Bảo hộ cơ bản, hay bị bỏ khỏi danh mục
Lõi lọc nước
Có hạn dùng rõ ràng, đặt lịch cố định
Bình chữa cháy — kiểm và nạp
Có hạn kiểm định, không phải mua nhưng phải lên lịch
Phụ kiện buồng vệ sinh dự phòng
Chốt cửa, móc treo, gioăng — thay ngay thay vì đóng buồng chờ mua
Cách tự tính điểm đặt lại cho từng món
Điểm đặt lại là mức tồn kho mà khi chạm tới thì phải đặt hàng ngay. Đặt sớm hơn thì tồn nhiều, đặt muộn hơn thì đứt hàng. Công thức chung:
Điểm đặt lại = (mức tiêu hao mỗi ngày × số ngày chờ giao) + tồn an toàn
Ví dụ với giấy vệ sinh cuộn lớn. Giả sử một văn phòng dùng hết 30 cuộn mỗi tháng, tức khoảng 1 cuộn mỗi ngày. Nhà cung cấp giao trong 2 ngày. Tồn an toàn để phòng đơn giao trễ hoặc tuần cao điểm, lấy 7 ngày:
Điểm đặt lại = (1 × 2) + 7 = 9 cuộn
Nghĩa là khi kho còn 9 cuộn thì đặt, không đợi tới lúc còn 2. Con số 30 cuộn/tháng ở ví dụ này chỉ để minh họa cách tính — mức thật của văn phòng bạn phải lấy từ ba tháng nhập kho gần nhất.
Cách lấy số thật mà không cần phần mềm: đếm tồn kho vào cùng một ngày mỗi tháng, ghi vào một bảng. Sau ba tháng bạn có mức tiêu hao thật của từng món, chính xác hơn mọi ước lượng.
Ba khoản gần như luôn bị quên
1. Vật tư cho khách và cho sự kiện
Ngày có khách tới làm việc, ngày họp lớn, ngày tuyển dụng tập trung — lượng người dùng khu vệ sinh tăng đột biến trong khi định mức vẫn tính theo số nhân viên.
Cách xử lý: giữ một lượng dự phòng riêng cho sự kiện, tách khỏi tồn thường ngày. Nếu để chung, nó sẽ bị dùng dần và tới hôm có khách thì không còn.
2. Vật tư thay thế cho thiết bị đang có
Hộp đựng giấy, bình đựng nước rửa tay, thùng rác đạp chân — bản thân thiết bị không phải tiêu hao, nhưng chi tiết của chúng thì có: chìa khóa hộp, gioăng, bản lề, chân đạp.
Thiếu một cái chìa khóa hộp đựng giấy nghĩa là cả buồng đó không thay giấy được, dù kho đầy giấy.
3. Chi phí xử lý rác và thuê ngoài
Không phải "vật tư" theo nghĩa hẹp nhưng nằm cùng dòng ngân sách và cùng người phụ trách: phí thu gom rác, phí thông cống định kỳ, phí giặt thảm, phí bảo trì máy lọc nước.
Bỏ ba khoản này khỏi danh mục là lý do phổ biến khiến ngân sách vận hành cuối năm vượt dự toán dù không món nào mua thừa.
Mẫu bảng danh mục để dùng ngay
Một bảng đủ dùng chỉ cần bảy cột. Thêm cột nữa thì không ai điền.
Cột
Ví dụ
Tên món
Giấy vệ sinh cuộn lớn 700 g
Đơn vị
Cuộn
Quy cách
10 cuộn/bao
Chu kỳ đặt
Tuần
Tiêu hao/tháng
30
Điểm đặt lại
9
Nhà cung cấp & thời gian giao
Nhà cung cấp chính — 24–48 giờ
Cột cuối là cột được dùng nhiều nhất khi có việc gấp, và cũng là cột hay thiếu nhất trong các bảng tự lập.
Gộp đơn để giảm chi phí thủ tục
Chi phí thật của một lần mua không chỉ là giá hàng. Nó gồm cả thời gian lập đề nghị, xin duyệt, nhận hàng, đối chiếu và làm chứng từ — phần này gần như không đổi dù đơn hàng lớn hay nhỏ.
Gộp các món cùng nhà cung cấp vào một đơn thay vì đặt lẻ từng món khi hết.
Cố định một ngày đặt hàng trong tuần — mọi yêu cầu phát sinh trong tuần gom vào ngày đó.
Ưu tiên nhà cung cấp chủ động nhắc đặt hàng khi tới kỳ; việc này chuyển gánh nặng theo dõi ra khỏi người phụ trách hành chính.
Chốt giá theo kỳ với các món dùng đều để không phải hỏi giá lại mỗi lần đặt.
Với các món dùng đều, nên hỏi nhà cung cấp về hợp đồng giữ giá theo kỳ 12 tháng và cơ chế nhắc đặt hàng khi tới kỳ.
Liên hệ giữa danh mục và ngân sách năm
Danh mục này chính là đầu vào của việc lập ngân sách vận hành. Có mức tiêu hao thật của từng món trong ba tháng thì con số ngân sách năm sau không còn là ước đoán.
Chia theo ba chu kỳ. Hằng tuần: giấy vệ sinh, khăn lau tay, nước rửa tay, túi rác, nước uống, đồ khu pha chế. Hằng tháng: hóa chất vệ sinh, văn phòng phẩm, mực in, đồ bếp, tủ thuốc. Hằng quý: pin, bóng đèn, dụng cụ vệ sinh, bảo hộ, lõi lọc nước, phụ kiện buồng vệ sinh.
Cách tính điểm đặt lại cho vật tư văn phòng?
Lấy mức tiêu hao mỗi ngày nhân với số ngày chờ giao, rồi cộng tồn an toàn. Ví dụ dùng 1 cuộn giấy mỗi ngày, giao mất 2 ngày, tồn an toàn 7 ngày thì đặt lại khi còn 9 cuộn. Mức tiêu hao thật lấy từ ba tháng nhập kho gần nhất.
Vì sao nên chia danh mục theo chu kỳ đặt hàng?
Vì trong cùng một nhóm hàng có món hết sau ba ngày và món dùng cả năm. Chia theo chu kỳ trả lời đúng câu hỏi hằng ngày của người phụ trách là tuần này cần đặt gì, đồng thời gộp được đơn hàng và giảm số lần làm thủ tục.
Những khoản nào hay bị quên khi lập danh mục vật tư?
Ba khoản: vật tư dự phòng cho ngày có khách hoặc sự kiện, chi tiết thay thế của thiết bị đang có như chìa khóa hộp đựng giấy và gioăng, và các khoản dịch vụ như phí thu gom rác, thông cống định kỳ, bảo trì máy lọc nước.
Bảng danh mục vật tư nên có bao nhiêu cột?
Bảy cột là đủ: tên món, đơn vị, quy cách, chu kỳ đặt, tiêu hao mỗi tháng, điểm đặt lại, và nhà cung cấp kèm thời gian giao. Thêm cột nữa thì thực tế không ai điền đầy đủ.
Làm sao giảm số lần đặt hàng vật tư?
Chuyển các món tiêu hao nhanh sang quy cách lớn hơn, cố định một ngày đặt hàng trong tuần, gộp các món cùng nhà cung cấp vào một đơn, và ưu tiên nhà cung cấp chủ động nhắc khi tới kỳ đặt.
Đọc thêm về vật tư khu vệ sinh
Phần vật tư tiêu hao thường chiếm phần lớn ngân sách vận hành khu vệ sinh, và cũng là phần dễ tối ưu nhất.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét