So sánh đúng phải đưa cả hai phương án về cùng một con số: tổng chi phí mỗi tháng cho cùng một khối lượng công việc. Sai lầm phổ biến là lấy lương tạp vụ so với giá hợp đồng dịch vụ — hai con số này không cùng phạm vi, và phần chênh lệch bị bỏ sót thường chiếm 30–45% chi phí thật của phương án tự tuyển.
Vì sao so lương với giá hợp đồng là sai
Giá hợp đồng dịch vụ đã gồm sẵn nhiều thứ mà bên tự tuyển phải tự lo và thường quên tính:
| Khoản | Trong giá dịch vụ | Tự tuyển phải tự lo |
|---|---|---|
| Lương và phụ cấp | Có | Có |
| Bảo hiểm bắt buộc | Có | Thường quên tính |
| Người thay khi nghỉ phép, nghỉ ốm | Có | Không có, hoặc trả thêm giờ |
| Tuyển và đào tạo khi nghỉ việc | Có | Thường quên tính |
| Dụng cụ, máy móc chuyên dụng | Có | Phải đầu tư và khấu hao |
| Hoá chất | Tuỳ hợp đồng | Mua riêng |
| Đồng phục, bảo hộ | Có | Mua riêng |
| Giám sát và quản lý | Có | Chiếm thời gian hành chính |
| Vệ sinh sâu định kỳ | Tuỳ hợp đồng | Thuê ngoài từng lần |
Bốn dòng in đậm về mặt tài chính — bảo hiểm, người thay, tuyển lại, và thời gian giám sát — là bốn khoản hay bị bỏ sót nhất, và cộng lại thường bằng 30–45% quỹ lương.
Bảng tính chi phí thật
Phương án A — Tự tuyển
| Khoản | Cách tính |
|---|---|
| 1. Lương cơ bản | Lương × số người |
| 2. Phụ cấp, ăn ca | Theo chính sách công ty |
| 3. Bảo hiểm phần doanh nghiệp đóng | Theo tỷ lệ quy định trên nền lương đóng bảo hiểm |
| 4. Dự phòng nghỉ phép, nghỉ ốm | (1+2+3) × hệ số 0,15–0,25 |
| 5. Tuyển và đào tạo lại | Chi phí một lần ÷ 12, nhân số lần thay người/năm |
| 6. Dụng cụ và máy móc | Giá trị đầu tư ÷ số tháng sử dụng |
| 7. Hoá chất và vật tư vệ sinh | Chi thực tế hằng tháng |
| 8. Đồng phục, bảo hộ | Chi năm ÷ 12 |
| 9. Thời gian giám sát | Số giờ/tháng × chi phí giờ của người phụ trách |
| 10. Vệ sinh sâu định kỳ | Chi mỗi lần × số lần/năm ÷ 12 |
Phương án B — Thuê dịch vụ
| Khoản | Lưu ý khi tính |
|---|---|
| 1. Giá hợp đồng hằng tháng | Đọc kỹ phạm vi: gồm mấy giờ công, mấy người, mấy ca |
| 2. Vật tư tiêu hao | Nếu hợp đồng không bao gồm thì cộng riêng |
| 3. Vệ sinh sâu | Kiểm xem có trong hợp đồng hay tính thêm |
| 4. Thời gian quản lý hợp đồng | Ít hơn phương án A nhưng không bằng không |
| 5. Phát sinh ngoài phạm vi | Ước lượng theo lịch sử; đây là khoản hay vỡ kế hoạch |
Khoản 5 của phương án B đáng chú ý nhất. Hợp đồng ghi phạm vi càng mơ hồ thì phát sinh càng nhiều — và mọi phát sinh đều được báo giá ở thế bên thuê không còn lựa chọn.
Bốn yếu tố quyết định, không phải giá
Quy mô
Dưới khoảng 3 nhân sự, tự tuyển thường rẻ hơn vì chi phí quản lý còn nhỏ. Vượt mốc đó, phần quản lý — chấm công, thay người, mua dụng cụ, xử lý kỷ luật — bắt đầu chiếm thời gian đáng kể của hành chính.
Số mặt bằng
Một mặt bằng thì tự tuyển dễ. Nhiều mặt bằng phân tán thì lợi thế nghiêng hẳn về dịch vụ, vì họ điều người giữa các điểm được còn doanh nghiệp thì không.
Mức độ biến động
Nhân sự tạp vụ có tỷ lệ nghỉ việc cao ở hầu hết ngành. Nếu năm ngoái phải tuyển lại từ hai lần trở lên cho cùng một vị trí, chi phí tuyển và đào tạo lại đã đủ để nghiêng cán cân.
Yêu cầu đặc thù
Nhà máy thực phẩm, cơ sở y tế và phòng sạch có yêu cầu về quy trình, hoá chất và hồ sơ mà nhà thầu chuyên ngành đáp ứng sẵn. Tự xây dựng từ đầu tốn thời gian hơn nhiều so với phần chênh giá.
Phương án thứ ba hay bị bỏ qua
Tách vật tư ra khỏi hợp đồng nhân công. Thuê dịch vụ lo nhân công, doanh nghiệp tự mua vật tư tiêu hao.
Lý do: khi nhà thầu lo cả vật tư, họ có động cơ chọn loại rẻ nhất chứ không phải loại tối ưu cho vận hành. Giấy mỏng và ngắn làm tăng số lần thay — chi phí đó rơi vào giờ công của chính họ, nhưng nếu hợp đồng tính trọn gói theo tháng thì họ vẫn có lợi khi mua rẻ.
Tách ra cho doanh nghiệp ba thứ:
- Kiểm soát được chất lượng vật tư người dùng thực sự chạm vào
- So sánh được báo giá nhân công giữa các nhà thầu trên cùng mặt bằng
- Đàm phán được giá vật tư trực tiếp với nhà cung cấp, thường tốt hơn giá qua trung gian
Đổi lại phải tự quản lý tồn kho và đặt hàng — việc này nhẹ nếu nhà cung cấp có chính sách nhắc đặt hàng theo kỳ.
Ba mốc nên xem lại quyết định
| Mốc | Nên xem lại vì |
|---|---|
| Vượt 3 nhân sự tạp vụ | Chi phí quản lý bắt đầu vượt phần chênh giá dịch vụ |
| Mở thêm mặt bằng thứ hai | Điều người giữa các điểm là lợi thế cấu trúc của nhà thầu |
| Sắp có kỳ đánh giá của khách hàng | Nhà thầu chuyên ngành có sẵn hồ sơ và quy trình dạng chuẩn |
Câu hỏi thường gặp
Thuê dịch vụ vệ sinh đắt hơn tự tuyển bao nhiêu?
Khi tính đủ các khoản ẩn của phương án tự tuyển — bảo hiểm, dự phòng nghỉ, tuyển lại, dụng cụ, thời gian giám sát — chênh lệch thường nhỏ hơn nhiều so với cảm nhận ban đầu, và có thể đảo chiều ở quy mô lớn. Con số cụ thể phụ thuộc quy mô và địa bàn nên phải tính theo bảng, không có tỷ lệ chung.
Những khoản nào hay bị bỏ sót khi tính chi phí tự tuyển?
Bốn khoản: bảo hiểm phần doanh nghiệp đóng, người thay khi nghỉ phép và nghỉ ốm, chi phí tuyển và đào tạo lại khi có người nghỉ việc, và thời gian giám sát của bộ phận hành chính. Cộng lại thường bằng 30–45% quỹ lương.
Nên để nhà thầu lo vật tư hay tự mua?
Tự mua thường tốt hơn. Khi nhà thầu lo cả vật tư, họ có động cơ chọn loại rẻ nhất chứ không phải loại tối ưu cho vận hành. Tách ra cũng giúp so báo giá nhân công giữa các nhà thầu trên cùng một mặt bằng.
Quy mô bao nhiêu thì nên chuyển sang thuê dịch vụ?
Thường là khi vượt khoảng 3 nhân sự tạp vụ, hoặc khi có từ hai mặt bằng phân tán trở lên. Ở dưới mốc đó, tự tuyển thường rẻ hơn và linh hoạt hơn.
Hợp đồng dịch vụ vệ sinh hay phát sinh ở đâu?
Ở phần phạm vi công việc ghi mơ hồ. Vệ sinh sâu định kỳ, xử lý sự cố ngoài giờ, làm thêm khu vực mới — nếu không ghi rõ trong hợp đồng thì đều thành báo giá bổ sung, ở thế bên thuê không còn lựa chọn.
Tự tuyển thì cần đầu tư dụng cụ gì?
Tối thiểu: xe đẩy vệ sinh có ngăn phân loại, bộ cây lau và giẻ phân màu theo khu vực, dụng cụ thông tắc cơ bản, biển cảnh báo sàn ướt, và tủ cất hoá chất có khoá. Máy chà sàn và máy hút nước thường thuê theo lần rẻ hơn mua.
Đọc thêm về vật tư khu vệ sinh
Phần vật tư tiêu hao thường chiếm phần lớn ngân sách vận hành khu vệ sinh, và cũng là phần dễ tối ưu nhất.
- Bảng thông số giấy vệ sinh cuộn lớn theo định lượng — đối chiếu gsm, chiều dài cuộn và quy cách trước khi chốt định mức.
- Cách tính định mức giấy vệ sinh cho từng loại hình — công thức và bảng tra theo số người dùng mỗi ngày.
Cần tư vấn định mức cho khu vực cụ thể, gọi 0901 077 077 — cho biết số buồng vệ sinh và lưu lượng người dùng.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét